Специалистами компании «1С-Рейтинг» завершен проект по созданию комплексной информационной системы в ТОО «Емир-Оил» на базе отраслевого решения «1С-Рейтинг: Комплексное управление финансами и бюджетирование для Казахстана». Новая система помогла оптимизировать учет в компании и скоординировать работу всех подразделений для повышения прозрачности учета. Система позволила сократить время на сбор отчетности, позволила в максимально сжатые сроки проводить анализы выполнения запланированных задач. К основным результатам проекта можно отнести автоматизацию и повышение точности расчета себестоимости продукции в разрезе скважин и месторождений, сокращение времени на начисление заработной платы в 2 раза. Также реализован учет в функциональной валюте, как следствие ускорена процедура подготовки данных для финансовой отчетности с 3 дней до 1 дня. Автоматизирован процесс бюджетирования.
ТОО «Емир-Оил» является компанией, специализирующейся на разведке и добыче нефти и газа, и владеющей лицензиями на геологоразведку блока месторождений Аксаз, Долинное, Емыр, Есен, Кариман, расположенных в Прикаспийском регионе РК на территории площадью около 850 квадратных километров.
В 2014 году в компании назрела необходимость комплексной автоматизации, т.к. на тот момент был автоматизирован только бухгалтерский учет в программе стороннего разработчика, однако возможности этой программы были ограниченными, часть работы по учету выполнялась вручную. Движение документооборота в компании от момента создания до завершения исполнения было непрозрачным и нескоординированным.
Перед компанией встала необходимость организовать прозрачный документооборот, сделать получение фактических затрат оперативным, автоматизировать систему бюджетирования, процессы организации закупа и складского учета, процесс подачи заявки до заключения договора и отражения данного процесса в бухгалтерском учете.
Для реализации поставленных целей был выбран программный продукт «1С-Рейтинг: Комплексное управление финансами и бюджетирование для Казахстана» (далее КУФИБ). Партнером по внедрению стала компания «1С-Рейтинг».
Этапы проекта внедрения информационной системы:
- предпроектное обследование;
- кастомизация системы на основании технических заданий под специфику учета компании;
- обучение пользователей на групповых тренингах;
- развертывание и настройка информационных систем;
- перенос из прежних систем учета, структурирование справочной информации;
- тестовый запуск и корректировка по итогам опытной эксплуатации;
- запуск в промышленную эксплуатацию и поддержка пользователей.
В ходе проекта автоматизированы следующие разделы учета:
- бухгалтерский учет (банк и касса, расчеты с контрагентами, товарно-материальные ценности, торговые операции, производственные операции, основные средства, нематериальные активы, расчет зарплаты и кадровый учет, завершение периода, регламентированная отчетность);
- налоговый учет;
- финансы, управленческий учет, бюджетирование, финансовое планирование;
- управление персоналом и кадровый учет (HRM) — кадровый учет, расчет зарплаты, учет рабочего времени;
- управление складскими запасами, учет продаж ТМЦ;
- взаиморасчеты с покупателями, взаиморасчеты с поставщиками;
- производство, услуги — учет затрат на производство, расчет фактической себестоимости, учет основных средств, расчет амортизации.
Основные результаты проекта
Подсистема бухгалтерского и производственного учета
- автоматически производится расчет себестоимости по скважинам и месторождениям (ранее расчет выполнялся вручную);
- получена возможность не дожидаясь окончательного расчета себестоимости готовой продукции, провести приход и все движение готовой продукции по плановой стоимости. После закрытия месяца программа автоматически корректирует себестоимость до окончательной, что позволяет значительно экономить время бухгалтера;
- закрытие авансов полученных и выданных производится автоматически, что значительно экономит время;
- основные средства: коэффициент для расчета амортизации производственным методом, рассчитывается автоматически, после внесения добычи за месяц в программу, ранее рассчитывалось вручную;
- удобно готовить платежи на оплату поставщикам с помощью «списка расчетных документов» и выбрать неоплаченные счета фактуры, выгрузить с 1С и загрузить в систему интернет-банкинг;
- налоги: очень удобно формировать декларации, особенно ф. 200 и 210, отчет по мониторингу, автоматический расчет экономит и время и исключает возможность ошибки.
Отзыв начальника отдела налогового учета, Мейрамкул Дарисовой:
«В первую очередь мы хотели бы сказать, что получаем удовольствие, работая в программе 1С. Данная программа очень прозрачна, имеется возможность формировать «оборотки», отчеты и анализы так, как это нам нужно и как мы хотим видеть».
Подсистема расчета заработной платы
Появилась возможность формировать различные отчеты по заработной плате. Автоматизирован расчет отпусков и больничных плюс дальнейшее формирование отчета по данным расчетам. Главный плюс в том, что в 1С можно проанализировать количество дней и период, когда сотрудник находился в отпуске или на больничном.
Взаимосвязь кадровых и расчетных документов помогла сократить время на взаимодействие с сотрудниками кадровой службы, т.к. всю интересующую информацию можно вывести и проанализировать в программе.
Автоматизированы большие и объемные расчеты сверхурочных и резервов отпусков. Расчеты происходят по итогам работы за год, на это уходит очень много времени. Надеемся, что 1С поможет нам в конце года произвести расчеты более оперативно. Ранее табель предоставляли на бумажном носителе, а расчет заработной платы осуществляли в прошлой учетной системе, т.к. данные не хранились в общей системе, уходило много времени на расчет. Здесь еще раз отмечается взаимосвязь кадровых и расчетных документов. На данный момент кадровик формирует Табель в 1С, после чего начисления рассчитываются автоматически.
Налоги рассчитываются автоматически и почти не требуют проверки, информация прозрачная и по итогам расчета можно вывести отчет.
Удобно автоматизирован механизм по выплате заработной платы. Для того, чтобы выплатить заработную плату, в установленной информационной системе есть специальный документ, который отнимает все необходимые удержания и рассчитывает сумму, которую сотрудник должен получить на руки автоматически.
Мнение специалиста по оплате труда Дауренбековой Виктории:
«По итогам внедрения 1С остались положительные эмоции! Если подвести итог по внедрению, отметим, что самое главное — сократилось время, затрачиваемое на начисление заработной платы. Ранее, для того, чтобы начислить заработную плату, уходило 10 дней. Сейчас уходит 5 дней. Наверное, больше занимает времени учет питания, если еще раз продумать схему, как можно автоматизировать его и сделать максимально удобным, количество дней сократилось бы с 5 до 4».
Подсистема бюджетирования
Бюджет компании состоит из нескольких разделов поэтому внедрен и автоматизирован модуль бюджетирования:
- Бюджет добычи и доходов
- Бюджет капитальных затрат
- Бюджет оперативных затрат
- Бюджет затрат по реализации
- Бюджет планируемых налогов
- Бюджет планируемых вознаграждений
- Бюджет административных затрат
- Бюджет планируемых затрат ликвидационного фонда
- Бюджет планируемых затрат на обучение
Данные статьи бюджета (за исключением статей «бюджет планируемых затрат ликвидационного фонда» и «бюджет планируемых затрат на обучение») были внедрены сотрудниками 1С-Рейтинг.
Цель внедрения: повышение прозрачности учета и сокращение времени на сбор отчетности, проведение анализа выполнения задач в максимально сжатые сроки.
Сотрудники компании 1С-Рейтинг, понимая задачи, поставленные перед ними, планомерно выстроили схему внедрения бюджетного планирования. Было проведено много разработок в разрезе предоставленного бюджета. Хотелось бы отметить Елену Щербинину, ее профессионализм и знания помогали специалистам департамента экономики и бюджетного планирования успешно выбирать нужную информацию.
Отзыв начальника департамента экономики и бюджетного планирования, Батимы Яхъяевой:
«В процессе внедрения возникало и успешно решалось очень много трудностей, связанных с учетом специфики бюджета компании. Уверена в плодотворной дальнейшей работе с вашей командой».
Подсистема учета в функциональной валюте
Для ведения параллельного учета в тенговом и в долларовом эквиваленте был внедрен модуль учета в функциональной валюте.
Внедрение данного модуля позволило видеть каждую бухгалтерскую операцию в долларовом эквиваленте. Ранее специалистам приходилось обновлять поочередно сначала тенговый учет, затем учет долларовый, при этом не было прозрачности и не было возможности проследить курс на дату проводки.
Удобно то, что при закрытии месяца переоценка валюты рассчитывается параллельно и имеется возможность проследить как переоценился каждый бухгалтерский счет, именно какая бухгалтерская операция включена, включая аналитику. В случае закрытия авансов, также можно увидеть по какому историческому курсу закрылся аванс.
Оборотно-сальдовую ведомость, анализ по бухгалтерским счетам и другую необходимую информацию можно сформировать как в тенге, так и в долларах, что удобно при формировании различных анализов и при подготовке финансовой отчетности в дальнейшем.
В программе максимально были учтены все наши пожелания касательно имеющихся различий между тенговым и долларовым учетом. Например: одна бух операция в тенговом и долларовом учете «садится» на разные бухгалтерские счета.
Особенно хотелось бы отметить совместную работу с Кушаковой Еленой. Каждый раз, обращаясь к ней с тем или иным вопросом, получала точный и профессиональный ответ. Все доработки, настройки отчетов и многие наши пожелания, видения той или иной информации настраивались четко, как нами и требовалось. Мы очень высоко оценили ее профессионализм, оперативность и чувство ответственности перед клиентом.
Гульжамал Утебергенова, начальник отдела бухгалтерского учета:
«В целом от внедрения программы 1С получили только положительные результаты. Все запланированные ожидания от программы 1С на этапе внедрения были достигнуты. Срок подготовки данных для финансовой отчетности сократился с 3 дней до 1 дня».
Система введена в промышленную эксплуатацию с 1 июня 2015 года, автоматизировано 30 рабочих мест.
В дальнейших планах автоматизация подготовки финансовой отчетности в управленческом учете, автоматизация формирования себестоимости реализованной продукции в разрезе статей затрат.
Мнение руководителя проекта со стороны Заказчика Батимы Яхъяевой:
«Подводя итоги проекта можно сказать, что цели, поставленные перед внедрением учетной системы, достигнуты. Сотрудники компании «Емир-Ойл» очень довольны профессионализмом специалистов компании «1С-Рейтинг»! По завершении внедрения — система переведена на постпроектное сопровождение, выполняется обслуживание и поддержка пользователей».
ТОО «Емир-Оил»
Адрес: 130000, Республика Казахстан, Мангистауская область, Муналийский район, с. Даулет
Тел.: +7 (7292) 465‒221